Protection des données
Mandat de l’Osec
L’Osec est chargé par la Confédération, sur la base de différents mandats de prestation, de promouvoir les exportations, les importations en provenance de pays en développement ou en transition, les investissements en Afrique sub-saharienne ainsi que la place économique suisse. La promotion des exportations consiste à aider pas à pas les PME de Suisse et du Liechtenstein à concrétiser leur projet export. La promotion des investissements vise à faciliter l’accès au marché suisse et communautaire à des PME de certains pays émergents. La promotion des investissements a pour objectif de soutenir les investissements dans certains pays d’Afrique sub-saharienne. Promouvoir la place suisse consiste à aider les entreprises étrangères à venir s’implanter en Suisse.
Types de données collectées
Données clients
Dans le cadre de son mandat, l’Osec recueille régulièrement des données sur sa clientèle, c’est-à-dire des personnes physiques ou morales ayant recours aux services de l’Osec et de ses partenaires, en particulier ses relais à l’étranger (Swiss Business Hubs). Il s’agit de services, tels que:
- prestations de conseil
- services d’information
- services relatifs à des salons et autres manifestations
- location d’espaces de réunion
Données relatives aux membres de l’association
L’Osec est une association au sens des art. 60 ss CC. Les données relatives aux nouveaux membres sont enregistrées au moment de leur affiliation.
Les données clients et celles relatives aux membres comprennent des données accessibles au public comme le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail, ainsi que des informations relatives au chiffre d’affaires, nombre d’employés, domaine d’activité, etc.
Communication des données à des tiers
Les données accessibles à tout un chacun relatives aux membres peuvent être communiquées à des tiers sans indication de la qualité de membre des personnes concernées. En signant la demande d’adhésion, le futur membre autorise implicitement l’Osec à communiquer les données le concernant. Les données clients accessibles à tout un chacun ne sont communiquées à des tiers que si leur communication est nécessaire à l’exécution des prestations convenues. La communication à des tiers de données relatives aux membres et clients portant sur le but social, leurs intérêts commerciaux, la fonction de leurs cadres (directeur, responsables des ventes et du marketing), le chiffre d’affaires, etc. (les «données sensibles») requiert l’approbation des personnes concernées.
Informations
Les membres et clients acceptent que l’Osec, ses bureaux régionaux et ses partenaires-réseau en Suisse et à l’étranger leur fournissent, par lettre, par téléphone ou par tout autre moyen technique de télécommunication, des informations concernant leurs activités ou le monde économique en général, et ce pendant la durée de leur adhésion ou de la relation contractuelle, ainsi qu'après qu’elle ait pris fin. Les personnes qui ne souhaitent pas recevoir d’informations ni être contactées peuvent le faire savoir à l’Osec.
L’Osec envoie à ses membres deux fois par mois une newsletter par e-mail qui fournit des informations générales sur les marchés, les opportunités d’affaires internationales, les manifestations et les salons, etc. Les membres qui ne souhaitent pas recevoir la newsletter peuvent se désabonner en tout temps.
Collecte et échange de données pour l’exécution des mandats de prestation
Données collectées par les intéressés
L’Osec propose différentes plateformes en ligne dans lesquelles les utilisateurs peuvent entrer eux-mêmes leurs intérêts quant à des produits, des marchés et des relations d’affaires. Dans les opérations de «matchmaking» (appariement d’offres suisses avec des demandes de l’étranger), les utilisateurs se voient ainsi offrir un accès facilité aux informations et aux opportunités les intéressant en priorité, dans l’export, l’import ou l’investissement. Il existe en outre un pool d’experts en ligne dans lequel des spécialistes de tous les horizons peuvent s’enregistrer dans le but de proposer leurs services et compétences. Comme ces banques de données sont accessibles au public, les informations-marchés sont relayées de façon optimale.
Données collectées par l’Osec
Pour assurer la coordination de son réseau, l’Osec dispose d’un CRM pour gérer toutes ses données (sociétés, personnes et projets). Cette banque de données est alimentée par plusieurs sources en Suisse et à l’étranger. L’accès à la banque de données est ouvert aux employés de l’Osec et des Swiss Business Hubs à l’étranger. Grâce à la mise en relation des différentes informations avec les entités principales, on obtient une image fidèle des clients et des partenaires du Business Network Switzerland (BNS) ainsi que de leurs relations avec d’autres organisations apparaissant dans le système. Cet échange de données incessant exige beaucoup de précaution dans le traitement des informations. C’est pourquoi les collaborateurs ayant accès au CRM sont tenus de signer une déclaration de confidentialité.
Traitement des données, sécurité des données
Pour mener à bien ses mandats de prestations, l’Osec pratique l’échange de données, sachant combien est délicate la question du traitement des données sensibles. C’est pourquoi les données ne sont «traitées que dans le but qui est indiqué lors de leur collecte, qui est prévu par une loi ou qui ressort des circonstances» (art. 4 LPD). L’Osec s’assure que les données sont exactes et complètes et les met à jour régulièrement. La collecte des données et leur traitement se font conformément à la Loi fédérale sur la protection des données (LPD; RS 235.1) et à la Loi fédérale contre la concurrence déloyale (LCD; RS 241). Les données ne sont donc collectées que dans la mesure où leur collecte est nécessaire à l’Osec pour remplir son but. Les données n’ayant plus de raison d’être après traitement sont détruites. L’Osec prend des mesures appropriées pour garantir la sécurité des données. L’Osec limite l’accès aux données confidentielles aux seuls collaborateurs nécessitant impérativement cet accès afin d’atteindre le but de l’Osec.
En cas d’abus des prestations de service offertes par Osec, notamment si un acte punissable est soupçonné, les données de membres, de clients et d’utilisateurs peuvent être évaluées pour éclaircir la situation et être transmises, sur demande, aux autorités compétentes.
Cookies
Les « cookies » sont des petits fichiers qui, pendant que les utilisateurs visitent le site d’Osec, permettent de mémoriser sur l’ordinateur ou tout autre appareil final des utilisateurs les informations spécifiques concernant les utilisateurs. Osec se sert des cookies pour saisir la fréquence d’utilisation et le nombre d’utilisateurs de son site ainsi que pour donner la forme la plus confortable, la plus efficiente et la plus intéressante possible à ses offres.
Le site d’Osec utilise des « Session-Cookies » permettant d’identifier les utilisateurs pendant la durée de leur visite du site. Dès la fin de la visite, ces « Session-Cookies » sont automatiquement invalidées.
Dans leur navigateur, les utilisateurs peuvent désactiver la mémorisation de cookies, la limiter à des sites déterminés ou configurer leur navigateur de manière à ce qu’il les informe dès qu’un cookie est envoyé. Les utilisateurs peuvent eux aussi effacer à tout moment des cookies du disque dur de leur ordinateur. Le refus de « Session-Cookies » peut toutefois entraîner une perturbation de l’utilisation du site d’Osec ou même l’empêcher totalement.
Fichiers Log
Lors de chaque appel de page, les données d’accès sont mémorisées dans un fichier de procès-verbal, le serveur Log. Les données ainsi mémorisées contiennent les éléments suivants:
1. L’heure, le statut, la demande que le navigateur de l’utilisateur a requis du serveur ainsi que le site à partir duquel l’utilisateur est parvenu à la page demandée (Referrer)
2. Les informations concernant le produit et la version du navigateur utilisé.(User-Agent).
A cet effet, Osec utilise le format Logfile « combined » standardisé du serveur Web Apache. Dès la fin de la visite du site Web d’Osec, l’adresse IP de l’utilisateur est mémorisée et rendue anonyme. Lorsqu’elles sont rendues anonymes, les adresses IP sont modifiées de manière telle que les diverses indications concernant la situation personnelle ou concrète ne peuvent plus être attribuées, ou ne peuvent l’être que moyennant un temps, des coûts et un travail excessifs pour une personne physique déterminée ou déterminable.
Osec utilise des données d’enregistrement (Logs) anonymes, c’est-à-dire sans attribution ou remarques, permettant d’identifier l’utilisateur à des fins statistiques. Osec peut ainsi, par exemple, savoir à quels jours et à quelles heures les offres de son site sont particulièrement appréciées et connaître le volume de données générées sur son site. De plus, avec les fichiers Log, Osec peut déceler des erreurs potentielles, p. ex. des liens erronés ou des erreurs de programme, et utiliser ainsi ces fichiers pour perfectionner son site. Osec n’attribue pas les appels de page et utilisations mémorisés dans le serveur Log à des personnes déterminées. Osec se réserve néanmoins le droit d’utiliser les données de fichiers Log si elle soupçonne que des utilisateurs se servent de son site de manière illicite ou non conforme au contrat.
Google Analytics
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Consultation des données
Selon l’art. 8 LPD, les membres et clients de l’Osec peuvent demander si l’Osec traite des données les concernant et demander à les consulter. Les personnes souhaitant savoir si l’Osec traite des données les concernant sont priées d’adresser leur demande à: datenschutz@osec.ch.